Inventarios Físicos: importancia del detalle en Reportes Contables de la Compañía.

Cuando una empresa planifica la ejecución de un inventario físico de activo fijo o existencias, normalmente la principal preocupación del equipo a cargo de desarrollar el trabajo es la toma física del inventario. Dependiendo de la empresa, recursos y giro, el personal de la Compañía realiza directamente el trabajo o solicita el servicio a un tercero.  En cualquiera de los casos, el objetivo de la Gerencia es claro: confirmar la existencia o no de los bienes, ya sean activos fijos o existencias.

Si bien la toma física es central como parte del objetivo del inventario, es igualmente importante que la información contable de la Compañía de sus activos fijos y existencias esté detallada.  La falta de detalle en reportes contables pueden ser el principal obstáculo al momento de obtener los resultados finales de un inventario:

  • ¿Cómo conciliar un bien ubicado físicamente si en el reporte del libro del activo fijo no se hace referencia a sus características?
  • Si en el inventario físico ubiqué cien sillas para el personal operativo y diez sillas para el personal de Gerencia, ¿Cómo se concilian las ciento diez sillas ubicadas físicamente con un registro contable que sólo indica la adquisición de “sillas”, sin referencia a cantidad u otro detalle?

En nuestra experiencia profesional al ejecutar inventarios, nos hemos topado con qué el común denominador en las Compañías es que los registros contables carecen de detalle, principalmente en el libro del activo fijo.  Registrar el detalle de cada adquisición puede ser una labor tediosa para el personal encargado del registro de bienes, pero es             necesaria.  Inicialmente, el personal encargado del registro puede inferir que es correcto sólo registrar la descripción del bien adquirido.  En ese punto sería conveniente que se pregunten si es necesario detallar la marca o serie de un equipo, o las medidas y cantidad de cajones de un mueble. La respuesta correcta es sí, se requiere registrar el detalle descriptivo de cada adquisición, porque es importante para el control de la Compañía. 

Es importante que la Gerencia de la Compañía y el Contador General, se aseguren que los reportes contables de activos fijos y existencias contengan todo el detalle necesario, tal vez la información descriptiva no es de vital importancia al momento de realizar cortes contables y presentar estados financieros.  Sin embargo, el detalle si es muy importante al momento de realizar procedimientos de control como la toma de un inventario físico.  Sin el detalle adecuado, esperar un buen resultado en la conciliación del inventario es improbable, y los esfuerzos realizados por el personal de la Compañía en la toma del inventario no llevarán a un resultado satisfactorio para la Gerencia de la empresa.

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