7 decisiones clave que debe tomar un director de proyectos

La dirección de proyectos es una disciplina que forma parte de la gestión empresarial desde hace más de dos décadas y se ha ido perfeccionando con el tiempo. Si las empresas desean progresar, es muy necesario establecer proyectos que se ejecuten en paralelo con las operaciones para ir construyendo el futuro de las organizaciones. Es común que estos proyectos surjan a partir del desarrollo de la estrategia de negocio y que estén alineados a los objetivos empresariales definidos.

No obstante, usualmente en las organizaciones se ejecutan proyectos que no logran los beneficios esperados, ocasionando dolores de cabeza para los ejecutivos y siendo, finalmente, replanteados o cancelados para minimizar la pérdida de valor. La responsabilidad de un director de proyecto en estas situaciones es fundamental. Las decisiones que toma durante la ejecución del proyecto tienen una influencia muy importante para alcanzar o no, los objetivos. Para maximizar la probabilidad de éxito de un proyecto, el director de proyectos debe tomar siete (7) decisiones clave:

1. Reportar la verdad

Una decisión con sentido común pero muy lejana a la realidad de los comités de proyectos en varias organizaciones. En estos comités es necesario saber el estado de salud real de los proyectos sin ningún sesgo, lo cual permitirá tomar acción directa sobre las desviaciones que se están observando. Debemos evitar que en el proyecto se tomen decisiones con sesgo político a nivel de la organización u obedeciendo a intereses particulares.

2. Implementar una cultura de responsabilidad

Hacerse cargo, implementar una cultura de proyectos basada en la responsabilidad sin premios ni castigos (eliminando la cultura de la culpabilidad), orientada a que las personas asuman el rol que les corresponde.

3. Establecer acuerdos con sentido de urgencia

Se deben fijar acuerdos que marquen la pauta de lo prioritario para evitar mayores desviaciones en el proyecto, asignando las tareas a quien puede hacer que las cosas sucedan.

4. Identificar la causa raíz de las desviaciones

Las desviaciones se muestran como porcentajes en los comités de proyectos. Sin embargo, no es tan relevante el porcentaje de desviación como si lo es la causa raíz y qué actividades se pueden realizar en adelante para minimizarla progresivamente.

5. Escalar los asuntos según su nivel de gravedad

La definición de niveles de escalamiento es clave para la dirección de proyectos. En un proyecto se requieren de decisiones a distintos niveles para conseguir los objetivos del proyecto. En caso existan asuntos que no han podido atenderse con la prontitud esperada o la calidad necesaria, deben ser escalados a la brevedad al nivel superior. La falta de escalamiento deja desprotegido al proyecto y a merced de las voluntades de las personas.

6. Proteger los objetivos del proyecto

Una comprensión profunda de los beneficios que se esperan conseguir permitirá proteger los objetivos del proyecto en términos de tiempos, alcance, costos y calidad. Los métodos de trabajo de gestión de proyectos proporcionan herramientas útiles para ello.

7. Establecer un ambiente de confianza

La confianza permite que la información fluya sin obstáculos y con transparencia, independientemente de si son o no son buenas noticias. Los equipos que actúan basados en la confianza son más productivos y eficaces en el logro de objetivos.

El director de proyectos es un ejecutivo que debe aportar sentido común a la gestión de proyectos, independientemente de las metodologías que se utilicen. Los años de experiencia, el juicio de experto y la madurez profesional le permitirán tomar este tipo de decisiones acercándolo al éxito de su gestión.