Dirección de proyectos: 2 áreas clave para facilitar la transformación digital

La dirección de proyectos está cobrando mucha relevancia en los procesos de transformación digital de las organizaciones. Construir el futuro requiere del desarrollo de proyectos cuya ejecución buscar obtener beneficios en el más breve plazo considerando el contexto acelerado y de continuos cambios que hoy vivimos.

Actualmente, los proyectos son diseñados de tal manera que entreguen valor a corto plazo. El concepto de Producto Mínimo Viable (MVP, por sus siglas en inglés) es muy utilizado. Las metodologías ágiles facilitan una gestión de proyectos con documentación mínima y enfocada en lo que realmente importa. Sin embargo, las metodologías tradicionales también aportan valor cuando se requiere la generación de entregables progresivos. No obstante, independientemente del método a utilizar, existen una importante cantidad de proyectos tecnológicos que no cumplen con sus objetivos y que no logran los beneficios esperados. Proyectos que no protegen el alcance definido, que no cumplen con los plazos esperados, que no involucran al personal requerido, que requieren mayor presupuesto del inicialmente planteado, que no contemplan a los interesados clave, que no escalan oportunamente los asuntos que surgen, que no comunican los hitos clave, entre otros asuntos que terminan perjudicando el desarrollo del proyecto y los resultados que se esperan de él.

En nuestra experiencia, existen dos (2) áreas de conocimientos clave de la gestión de proyectos que permiten reducir significativamente estos eventos y que, generalmente, no son consideradas en el nivel de profundidad que se requiere:

1. Gestión de riesgos
2. Gestión de la calidad

Gestión de riesgos

La gestión de riesgos permite anticiparse a los problemas. Según la ISO 31000, un riesgo es el efecto de la incertidumbre sobre los objetivos. En la gestión de proyectos, los objetivos están orientados a proteger el alcance, tiempo, costos y calidad del trabajo. Cualquier evento que pueda afectar estos objetivos en un futuro debe ser gestionado como un riesgo. Lo fundamental para una gestión de riesgo de valor es el juicio experto. Si bien todos los miembros del equipo del proyecto son responsables de identificar potenciales riesgos que puedan afectar el proyecto, es necesario que el líder del proyecto o un miembro de su equipo tenga un conocimiento muy profundo del ámbito del proyecto, que haya recorrido el camino antes varias veces y ponga a disposición esa experiencia. Sin juicio experto, no hay gestión de riesgos o la gestión de riesgos es de escritorio. Este uno de los principales motivos por lo que un proyecto fracasa. No hay gestión de riesgos o existe sin la experiencia debida, lo que significa que en realidad no existe.

Gestión de la calidad

La gestión de la calidad se podría decir que es un "candado" que permite identificar si los entregables cuentan con lo requerido por el proyecto antes de su aceptación. Es común que en los proyectos se considere como gestión de la calidad a la firma de un especialista que revisó un entregable sin considerar cuáles son los estándares que evaluó o qué criterios utilizó para dar por válidos los entregables revisados. Los estándares y/o criterios de gestión de la calidad son claves y deben definirse al inicio del proyecto y por entregable, sobre todo para aquellos que son muy importantes para el proyecto. Estos estándares nos permitirán una evaluación objetiva a fin de realizar ajustes o aceptar los entregables y avanzar con las siguientes etapas del proyecto. Es usual que los proyectos tengan una presión por avanzar dejando de lado la gestión de la calidad. Sin embargo, dado ello, también es común que después surjan aplazamientos o costos adicionales por no haber considerado algún elemento que pudo haberse identificado en el proceso de gestión de la calidad.

La gestión de riesgos y la gestión de la calidad son las áreas clave de la dirección de proyectos que, si son utilizadas con un enfoque de valor, pueden hacer la diferencia entre un proyecto exitoso y un proyecto que no logró los objetivos esperados, siendo un componente clave de ambas, el juicio experto.