Stakeholders en TI: Identificación de Roles y Expectativas
Stakeholders en TI: Identificación de Roles y Expectativas
Según el PMI Pulse of the Profession 2024, los principales factores que determinan el éxito o fracaso de un proyecto no son técnicos, sino humanos. De hecho, más del 70% de los proyectos que fracasan lo hacen por causas relacionadas con la gestión del cambio, la comunicación o la gestión deficiente de stakeholders, no por limitaciones tecnológicas.
Esta realidad confronta una creencia común: que la excelencia técnica garantiza el éxito. La evidencia demuestra lo contrario. Sistemas ERP técnicamente impecables fallan porque los usuarios se resisten a utilizarlos. Soluciones de analytics sofisticadas quedan subutilizadas cuando el patrocinador pierde interés. Migraciones cloud perfectamente ejecutadas generan fricciones porque no se consultó a los entes regulatorios.
El patrón es claro: los proyectos no fracasan por la tecnología, sino por las personas que la rodean. Específicamente, por aquellas cuya influencia e intereses no fueron identificados ni gestionados correctamente desde el inicio.
El punto ciego de los proyectos tecnológicos
Los equipos técnicos dominan arquitecturas complejas, metodologías ágiles e integraciones avanzadas. Sin embargo, existe un punto ciego recurrente: la subestimación de las dinámicas de los equipos e interesados.
Los proyectos tecnológicos suelen priorizar lo tangible —código, infraestructura, funcionalidades—, mientras que los factores humanos se perciben como secundarios, “soft”, o manejables más adelante. Este sesgo produce una paradoja: se invierte el 80% del esfuerzo en complejidad técnica y solo 20% en complejidad humana, cuando son las personas quienes determinan si la tecnología genera valor.
Cuando los stakeholders omitidos finalmente emergen, y siempre lo hacen, traen consigo requerimientos, resistencias o intereses políticos que pueden alterar por completo el curso del proyecto. Su aparición tardía no es azar: es la consecuencia directa de no haber mapeado el ecosistema humano desde el inicio.
Los ocho arquetipos que definen un proyecto tecnológico
La experiencia demuestra que, más allá del contexto, los proyectos tecnológicos tienden a reunir ocho tipos recurrentes de stakeholders, cada uno con necesidades, expectativas y niveles de influencia distintos:
Los que controlan el destino (alto poder, alto interés)
- Patrocinador Ejecutivo: responsable de mantener el compromiso político y presupuestal. Proyectos con sponsors activos tienen 77% de éxito frente al 44% con sponsors pasivos (PMI, 2021).
- Product Owner: traduce las necesidades del negocio al lenguaje técnico. Su falta de alineación es la causa principal del scope creep, que afecta al 68% de los proyectos tecnológicos (Standish Group, 2023).
Los guardianes silenciosos (alto poder, bajo interés)
- Organismos Reguladores: representan riesgos de cumplimiento que pueden aparecer tarde y costar entre 15% y 25% de esfuerzo adicional si no se gestionan anticipadamente.
Los ejecutores del cambio (bajo poder, alto interés)
- Equipo Técnico: desarrolladores, arquitectos y DevOps que materializan la visión. Su resistencia puede paralizar entregas; su entusiasmo puede acelerarlas exponencialmente.
- Usuarios Finales: su involucramiento temprano reduce 30% la resistencia al cambio y aumenta 40% la adopción efectiva (Prosci, 2022).
Los factores de contexto (bajo poder, bajo interés)
- Proveedores y Vendors: pueden convertirse en cuellos de botella si las expectativas no se alinean.
- Competencia y Mercado: modifican prioridades internas y pueden volver “urgente” un proyecto antes considerado estable.
- Comunidad o Sociedad: en proyectos públicos o de gran escala, puede generar oposición externa significativa.
La matriz que organiza el caos
Para gestionar esta complejidad, la matriz poder-interés de Mendelow ofrece un marco eficaz para clasificar stakeholders según su nivel de influencia y atención requerida:
Lo esencial aquí es comprender que esta clasificación no es estática: los stakeholders cambian de cuadrante conforme evoluciona el proyecto o el contexto político y organizacional.
De la teoría a la práctica: metodología en cinco pasos
Comprender el mapa de stakeholders es solo el primer paso. El verdadero desafío está en convertir ese conocimiento en acciones concretas que guíen la ejecución del proyecto.Muchos equipos elaboran matrices impecables que luego quedan archivadas, sin traducirse en decisiones de gestión. La clave está en operativizar la gestión de stakeholders como un proceso vivo y medible, integrado al ciclo completo del proyecto.
A continuación, se presenta los cinco pasos que aplicamos en BDO para la gestión de stakeholders, a modo de marco de referencia para evaluar su situación actual. La misma esta basada en buenas prácticas del PMI y la experiencia global en implementaciones tecnológicas de alto impacto:
- Mapeo exhaustivo: realizar entrevistas con sponsors, líderes funcionales y equipos técnicos para identificar todos los actores relevantes. Este paso inicial reduce hasta 60% la probabilidad de conflictos posteriores, al anticipar intereses y posibles resistencias.
- Clasificación estratégica: ubicar a cada stakeholder dentro de la matriz poder–interés de Mendelow. Esta categorización orienta el nivel de esfuerzo y la frecuencia de interacción necesarios.
- Planes personalizados: adaptar el enfoque según el perfil. Los CTOs requieren métricas de rendimiento técnico; los CFOs, reportes financieros y ROI; los usuarios finales, demostraciones prácticas y acompañamiento.
- Comunicación bidireccional: establecer canales que no solo informen, sino que recojan retroalimentación. Monitorear percepciones mediante encuestas breves o indicadores de satisfacción permite anticipar resistencias antes de que se vuelvan críticas.
- Monitoreo dinámico: actualizar el mapa de stakeholders de forma continua. Los actores no son estáticos: cambian de poder, de rol o de interés a lo largo del proyecto. Detectar estos movimientos es clave para mantener la alineación estratégica.
Conclusión
La tecnología impulsa la transformación, pero son las personas quienes la hacen sostenible. El éxito de un proyecto no se mide solo por su despliegue técnico, sino por la capacidad de alinear voluntades, intereses y liderazgo en torno a un propósito común.En BDO, ayudamos a que la gestión de stakeholders se convierta en una ventaja competitiva: anticipamos resistencias, fortalecemos la comunicación y alineamos actores clave para que cada iniciativa tecnológica se traduzca en resultados tangibles y adopción real.
Respaldados por nuestro equipo de consultores especializados, la experiencia global de BDO y los estándares del PMI, acompañamos a las organizaciones a reducir riesgos, optimizar su inversión y maximizar el impacto de sus proyectos digitales.