SAP S/4HANA: 5 lecciones aprendidas en la fase de instalación


Por: Ysabel Rojas, Gerente de Business Services & Outsourcing

 

He tenido la oportunidad de observar cómo las decisiones tomadas en las etapas iniciales en proyectos relacionados con implementaciones funcionales de SAP S/4HANA pueden influir significativamente en los resultados exitosos del proyecto.

Más allá de la tecnología, muchas de las situaciones que generan retrasos, reprocesos o limitaciones en la explotación de la información suelen estar relacionadas con procesos, estructuras organizacionales, definición de responsabilidades y preparación de los equipos.

Cada organización tiene una realidad diferente y no existe una fórmula única para implementar SAP S/4HANA. Sin embargo, existen algunas lecciones que considero valioso compartir desde la perspectiva financiera y de gestión, especialmente para quienes participan en la definición funcional de la solución.

Las reflexiones a continuación no pretenden ser reglas absolutas, sino aspectos que he observado y que considero importantes evaluar antes de iniciar un proyecto de esta naturaleza.
 

1. Revisar, documentar y compartir los procesos antes de parametrizar el sistema

SAP S/4HANA no debería utilizarse para automatizar procesos que nunca fueron revisados, documentados o estandarizados. Durante los talleres funcionales es común encontrar procedimientos conocidos únicamente por determinadas personas, políticas dispersas en correos electrónicos o documentos individuales y ausencia de una versión oficial de los procesos. Antes de iniciar la parametrización, la organización deber contar con procesos, procedimientos y políticas claramente definidos y disponibles en una plataforma digital accesible para todos los colaboradores involucrados.

La tecnología puede automatizar procesos, pero primero la organización debe asegurarse de que esos procesos estén claramente definidos y compartidos.
 

2. Diseñar el reporte y control financiero pensando en la gestión del negocio y no únicamente en la contabilidad

Una de las decisiones más trascendentes en una implementación funcional es la definición del modelo de reporte y control financiero. No es lo mismo implementar SAP S/4HANA para una empresa de servicios que para una empresa comercial o industrial con inventarios. Cada modelo de negocio requiere estructuras diferentes para analizar rentabilidad, productividad, costos y desempeño.

La pregunta más importante no es: ¿Cómo vamos a contabilizar?, la pregunta más importante es: ¿Qué información necesitará la Gerencia para tomar decisiones en los próximos años?
 

3. Integrar adecuadamente Finanzas, Control de Gestión y Logística desde el diseño funcional

Una lección especialmente relevante es la necesidad de integrar desde el inicio las decisiones relacionadas con Finanzas (FI) y Control de Gestión (CO).

Por ejemplo una cuenta de gasto puede estar correctamente creada dentro del plan de cuentas y una compra puede registrarse sin inconvenientes. Sin embargo, si la estructura de centros de costo no fue diseñada de manera coordinada con los procesos de compras y control de gestión, la información financiera pierde capacidad de análisis.
 

4. Considerar la realidad regulatoria local y aprovechar las oportunidades de automatización

Aspectos como facturación electrónica, libros electrónicos, detracciones, retenciones, percepciones y requerimientos de SUNAT deben formar parte del diseño funcional desde el inicio.

Asimismo, muchas organizaciones continúan digitando manualmente volúmenes de comprobantes de compras y ventas, aun cuando puede aprovecharse la información que existe en los archivos XML estructurados para ser registrada automáticamente.
 

5. Asignar un equipo dedicado al día a día y otro para gestionar el proyecto

Una implementación funcional exige capacitación, validaciones, pruebas, migraciones y toma constante de decisiones. Es imprescindible planificar dos frentes de trabajo: un equipo enfocado en garantizar la continuidad operativa y otro dedicado al proyecto, capacitación y validación funcional. Asimismo, el cronograma debe monitorearse permanentemente, gestionando actividades, responsables, riesgos y dependencias.
 

Reflexión final

Implementar un ERP debe estar dirigido a mejorar la forma en que se gestiona el negocio, se controla sus operaciones y se toman decisiones. Por ello, antes de hablar de parametrizaciones, interfaces o desarrollos, vale la pena formular una pregunta:

¿Estamos implementando SAP S/4HANA para cambiar de sistema o para transformar la forma en que gestionamos nuestra organización?

 

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